Mentoria e Treinamentos em Gestão de Projetos

Rafa junho 17, 2016

Neste post quero abordar a importância em Estabelecer o Contexto do Negócio logo no início das atividades. Saber onde o seu processo será executado, os recursos que serão alocados e o mais importante, as pessoas que serão afetadas. Todos esses detalhes servirão como base para a modelagem, análise e manutenção do processo.

O QUE IMPACTA O SEU PROCESSO? VOCÊ SABE O POR QUÊ ESTÁ FAZENDO ESSA ATIVIDADE?

Quando começamos a pensar em um processo, tendemos a olhar apenas as etapas que são necessárias para a execução do mesmo, mas muitas vezes, as pessoas que estão olhando este processo nem se quer sabem de fato os fatores externos que impactam a operação, em outras palavras, não sabem o porque aquela atividade é executada.

Por isso, se você estiver mapeando qualquer processo neste momento, recomendo que pare e leia este post até o fim.

Acredito que, conhecer e compreender a visão, missão e os valores da organização na qual você está trabalhando é sem dúvida um ponto crítico para qualquer atividade que você venha exercer na sua vida, pois são esses pilares que norteiam a companhia e seus interesses. Se sabemos onde a organização quer chegar e estamos em uma posição de “padronizar” eestabelecer melhorias, a melhor coisa que devemos fazer é garantir que todo o esforço esteja alinhado, principalmente com o Planejamento Estratégico e sua Estrutura Organizacional.

Quando conhecemos a Estrutura Organizacional, conseguimos identificar e qualificar de uma forma mais justa o Grupo de Interessados no Processo. Este grupo é formado por pessoas, áreas internas e externas que expressão interesse no sucesso do processo. Fazendo uma breve comparação, arrisco dizer que que Grupo de Interesses em Processos é a mesma coisa que Stakeholders em Projetos com a excessão de que em Processos os interessados serão recursos em algum momento.

A minha recomendação é envolver todos os interessados em uma grande reunião logo no início para apresentar oObjetivo do trabalho e deixar bem claro o papel e responsabilidades de cada um durante o trabalho. Além de manter o trabalho e expectativas alinhadas, é um ótimo momento para conhecer as metas e indicadores atuais deste processo que será remodelado.

Durante esta reunião, deve-se ter atenção redobrada ao levantar os requisitos com todos os envolvidos e os gaps conhecidos, pois são esses gaps que receberão um tratamento mais específico. Muitas vezes pequenos Gaps são de fato a ponta de um erro e como todo trabalho de melhoria visa eliminar o erro na causa raiz, temos que ter atenção principalmente nos Gaps. Quando alguém falar de um Gap, acredite que se você for investigar este Gap, descobrirá erros críticos para a operação.

A mensagem que eu quero deixar para vocês é a importância em conhecer o seu ambiente, as pessoas com quem você se relaciona, os recursos que você pode alocar nas atividades para atingir o objetivo do trabalho. Então, para fechar a sua entrega neste primeiro momento, você deve ter esses três itens:

1. Inteção Estratégica em relação ao Processo;
2. Mepamento dos Grupos de Interesses;
3. Oportunidades e Gaps conhecidos e discutidos;
4. Fases de Trabalho definidas e acordadas com a equipe de trabalho.

Neste momento você está pronto para iniciar a próxima fase Analisar, Desenhar e Simular o Processo (AS-IS) como ele é feito hoje, o famoso processo AS-IS.

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Abraço.